杭州酒店采购木饰面，送样封样要留下的不是一块漂亮小板，而是一套能对应订单、制作和收货的记录。建议按使用位置建立样品编号，例如客房床头背景与走廊墙面分别登记，写明供应方、送样日期、图纸版本和拟用范围。同一颜色用于不同部位时，也要说明是否共用一个批准版本，避免现场各拿一块样品却互称标准。

样品正面重点记录颜色、纹理方向、拼接方式和表面观感。不要仅写浅木色或哑光，可在约定照明下把候选样并排观看，拍摄整体与局部，同时记录照片对应的实物编号。若双方接受一定外观差异，可共同选定代表边界的实物样并附说明；手机照片用于检索，不单独代替实物比对，更不能由供应方交货后自行解释可接受范围。

背面和侧边也应进入送样清单。要求供应方把基材、饰面、表面处理及收边做法写成可核对的产品说明，并标出哪些内容只是暂拟方案。小样没有展示的转角、拼缝、开孔与端头，可补做节点样件；大面积连续铺设的效果则另设排板确认环节。看过一块平板不等于批准全部节点，外观封样也不能代替项目所需的性能资料审核。

封样时将实物编号与确认单一一对应，记录确认人员、日期、结论和保留意见。结论应区分同意采用、修改后重送和仅供比较，不把收到了样品写成已经批准。建议供需双方各留可追溯的对照样，说明保存地点、保管人和调取方式。签认文字不要遮住关键观察面，包装照片应能辨认对应编号，后续取样或更换都留下记录。

订单下达后，样品变更要能追回原来的决定。遇到颜色调整、材料替换或节点改做，建立新版本，写清影响的房型、部位和订单范围，并把旧样标为停用参考；不要直接覆盖原记录。收货时先核对批次、包装标识和批准版本，再按约定方式与留样比对。发现差异，记录位置和照片，暂缓争议部分投入安装，交相关负责人确认处理。

与重庆名匠实业集团沟通采购安排时，可要求把样品台账、批准单、订单版本和到货核对记录连在一起。谁确认外观、谁审核资料、谁负责现场接收，应各有明确姓名与责任范围。具体性能要求由项目专业人员确认，本文不提供替代检测的判定方法；配图仅展示样品整理思路，不代表实际供货材料或已获批准的工程样板。

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